Document 2 Data: Wie Unternehmen Wissen aus Dokumenten gewinnen

Ob technische Zeichnungen, Produktdatenblätter, Schulungsunterlagen, Schulungsvideos oder Kataloge, in vielen Unternehmen schlummern riesige Mengen an unstrukturierten Daten. Das Problem: Diese Informationen sind zwar vorhanden, aber nicht durchsuchbar, nicht vernetzt und nur schwer nutzbar. Genau hier setzt der Ansatz Document 2 Data an – und mit ihm Lösungen wie aiuno, die aus Dokumenten echte Daten machen.

Unstrukturierte Daten: Der schlafende Riese

Laut Branchenexperten sind bis zu 80 % der unternehmensrelevanten Informationen in unstrukturierter Form gespeichert: als PDFs, Bilder, E-Mails oder gescannte Dokumente. Besonders in produzierenden Unternehmen oder im technischen Vertrieb führt das zu einer Vielzahl an Herausforderungen:

• Produktinformationen sind über verschiedene Systeme und Abteilungen verstreut.
• Wissen bleibt an einzelne Personen gebunden.
• Die manuelle Suche kostet Zeit – und Nerven.

Die Lösung? Wissen muss auffindbar, verknüpfbar und nutzbar sein. Und genau das ermöglicht Document 2 Data.

Was bedeutet Document 2 Data?

Document 2 Data bezeichnet die Umwandlung von unstrukturierten Inhalten – z. B. PDFs oder gescannten Dokumenten – in strukturierte, durchsuchbare und systemkompatible Daten. Dabei kommen Technologien wie OCR, maschinelles Lernen und semantische Analyse zum Einsatz. Ziel ist es, Informationen nicht nur zu erkennen, sondern sie auch sinnvoll zu interpretieren, zu klassifizieren und in bestehende Datenlandschaften zu integrieren.

Warum klassische Systeme nicht ausreichen

Viele Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) speichern Dateien zwar zentral, lösen aber nicht das eigentliche Problem: Inhalte bleiben oft starr. Sie lassen sich nur schwer in andere Systeme übertragen und bieten keine Möglichkeit zur intelligenten Weiterverarbeitung.

Und selbst wenn Dokumente gut organisiert sind – Daten und Wissen sind nicht dasselbe. Nur weil Informationen abgelegt wurden, heißt das nicht, dass sie auch zugänglich sind. Die einfache Frage „Wo steht das nochmal?“ wird nicht durch Dateipfade oder Ordnerstrukturen beantwortet. Was zählt, ist: In welchem Dokument, auf welcher Seite und in welcher Version steht die Information – und wie aktuell ist sie?

Hinzu kommt: Am Ende will niemand das Dokument – sondern die Antwort. Die Suchintention ist nicht der Dateiname, sondern das Wissen aus der Datei.

Und Dokumente sind dabei nur eine Seite der Medaille. Auch Datenbanken enthalten wertvolle Informationen – aber oft nur für diejenigen, die SQL-Abfragen schreiben oder sich in Tools wie Power BI auskennen. Das Wissen bleibt für viele unzugänglich. Genau deshalb braucht es Systeme, die Informationen aus allen Quellen intelligent zusammenführen – und sie in natürlicher Sprache nutzbar machen. So wie aiuno.

Document 2 Data mit aiuno: Vom Dokument zur Antwort

aiuno hat sich darauf spezialisiert, unstrukturierte Produktinformationen automatisiert zu erfassen, zu vernetzen und nutzbar zu machen – ganz ohne manuelles Copy-Paste.

Was aiuno besonders macht:

• Automatische Extraktion: Tabellen, Bilder, Maßeinheiten, Artikelnummern – aiuno erkennt Inhalte aus PDFs, Katalogen, technischen Zeichnungen, Schulungsunterlagen oder Videos und wandelt sie in strukturierte Daten um.
• Semantisches Verständnis: Die KI versteht Zusammenhänge und kann Daten intelligent miteinander verknüpfen.
• Conversational Interface: Statt in Datenbanken zu suchen, können Nutzer ihre Fragen einfach stellen – aiuno antwortet mit den richtigen Informationen. Das macht Wissen zugänglich wie ein Gespräch.
• Einfache Integration – kein neues System: aiuno ist kein weiterer Speicherort, sondern legt sich wie ein intelligentes Frontend über bestehende Strukturen. Ob PIM-System, ERP, SharePoint oder Netzlaufwerk , aiuno greift auf vorhandene Datenquellen zu und verändert nicht, wie Informationen heute gespeichert oder abgelegt werden.
• Flexible Anbindung: Die gewonnenen Daten lassen sich über API, SQL oder einfache Exports direkt in bestehende Prozesse überführen, ob Onlineshop, Dashboard oder Excel-Report.
• Datenschutzkonform & sicher: aiuno erfüllt höchste Datenschutzanforderungen, mit Verarbeitung und Hosting ausschließlich innerhalb der EU.

Praktische Anwendungsbeispiele

• Technischer Vertrieb
  Statt Produktdaten manuell aus PDFs zu ziehen, stellt der Vertrieb Fragen wie: „Welche unserer Pumpen ist chemikalienbeständig und für Umgebungstemperaturen über 100 °C geeignet?“  und aiuno liefert die Antwort.
• PIM-Integration
  aiuno extrahiert Daten aus alten Katalogen und speist diese automatisiert ins PIM-System ein – vollständig, konsistent und skalierbar.
• Qualitätsmanagement
  Dokumente wie Spezifikationen oder Normen werden ausgelesen, Metadaten zugeordnet und so aufbereitet, dass sie zur Prüfung oder Audit-Vorbereitung sofort bereitstehen.
• Onboarding & Schulung
  Neue Mitarbeiter finden schnell Antworten, ohne sich durch 300 Seiten PDF zu quälen.

Der Business-Nutzen auf einen Blick

• Zeitersparnis: Kein mühsames Durchsuchen mehr – aiuno liefert Antworten in Sekunden.
• Bessere Datenqualität: Durch automatische Extraktion entstehen konsistente, standardisierte Daten.
• Mehr Transparenz: Daten werden zugänglich – für alle Abteilungen.
• Skalierbarkeit: Neue Dokumente lassen sich jederzeit integrieren, ohne den Aufwand zu erhöhen.

Fazit: Wer seine Dokumente kennt, kennt sein Unternehmen

Document 2 Data ist mehr als nur ein technisches Feature – es ist ein strategischer Hebel. Denn nur wer weiß, was in seinen Dokumenten steckt, kann schneller entscheiden, gezielter verkaufen und effizienter arbeiten.

aiuno bietet dafür nicht nur die Technologie, sondern auch die Denke: Dokumente sind keine Dateiablage – sie sind der Rohstoff für echte Datenintelligenz.

Neugierig geworden? Dann vereinbare jetzt eine Demo und entdecke, wie du mit aiuno aus Dokumenten echtes Wissen machst.